Làm việc từ xa, nên hay không?

Các giám đốc điều hành (CEO) rất thích số liệu. Số liệu giúp họ quyết định giá cả, vạch ra chiến lược hoạt động và đầu tư vào thị trường mới. Tuy nhiên, khi nói đến làm việc từ xa, những nhân sự cấp cao này thường thiên về quan điểm cá nhân hơn là sự thật khách quan. Nhiều người trong số đó muốn nhân viên có mặt tại văn phòng.

Ví dụ, trong buổi phỏng vấn về việc giảm lạm phát vào tháng 9.2023, CEO Larry Fink của BlackRock cho rằng: “Năng suất làm việc sẽ tăng lên nếu nhiều người quay lại làm việc ở văn phòng hơn nữa.” Bob Iger, CEO của Disney, viết trong email thông báo về việc nhân viên tới văn phòng bốn ngày trong tuần: “Không gì có thể mang lại sự gắn kết, khả năng quan sát và sáng tạo giữa những nhân viên như khi làm việc cùng nhau tại văn phòng.”

Còn CEO Jamie Dimon của JPMorgan Chase từng thể hiện quan điểm phản đối làm việc từ xa. Năm 2021, ông từng chia sẻ rằng hình thức này “không mang lại hiệu quả cho nhân sự trẻ cũng như những người muốn thăng tiến nhanh chóng, không giúp nhân viên khơi dậy sự sáng tạo và cũng ảnh hưởng không tốt đến văn hóa doanh nghiệp.”

Những nhận định này có đúng hay không? Rất khó để có câu trả lời cho điều đó khi chuẩn mực về môi trường làm việc không ngừng thay đổi, các phần mềm hợp tác làm việc chung liên tục cập nhật và cải tiến.

Có thể làm việc từ xa là giải pháp phù hợp cho một số vị trí, nghề nghiệp nhất định, nhưng lại là thách thức cho những vai trò, công việc khác. Không dễ để đo lường chính xác năng suất lao động đối với những người làm công việc văn phòng. Phần nhiều dữ liệu chúng ta có được hiện giờ là từ các khảo sát do nhân viên tự đánh giá hoặc từ các nghiên cứu xoáy vào nhóm công việc nhất định.

Brian Elliott, cựu giám đốc Future Forum – tổ chức nghiên cứu thuộc Slack, hiện giữ vai trò cố vấn cho những nhà điều hành về các hình thức làm việc linh hoạt, cho biết nhiều CEO vẫn ưa chuộng mô hình văn phòng truyền thống từng mang lại hiệu quả trong quá khứ. Theo Elliott, “các CEO vẫn tin tưởng vào mô hình làm việc tại văn phòng.”

Những người ủng hộ và phản đối mô hình làm việc từ xa đều thể hiện niềm tin gần như độc đoán. Jonathan Levav, giáo sư tại trường kinh doanh Stanford (Stanford GSB), đồng tác giả nghiên cứu được trích dẫn nhiều, trong đó ghi nhận  kết quả là họp trực tuyến kìm hãm sự sáng tạo, đã bày tỏ sự ngạc nhiên khi nhận phản ứng giận dữ từ những người ủng hộ hình thức làm việc từ xa. “Điều này dần trở thành kiểu bảo vệ đức tin của cá nhân hơn là trao đổi ý tưởng mang tính xây dựng,” Levav cho biết.

Nhằm có thêm thông tin, Forbes đã trò chuyện với các nhà nghiên cứu học thuật, cố vấn doanh nghiệp và giám đốc điều hành để xác thực các dữ liệu hiện có, hoặc tìm hiểu các dẫn chứng của họ về làm việc từ xa. Một vài dữ liệu dường như củng cố những lời phàn nàn của các giám đốc rằng làm việc từ xa gây giảm hiệu quả công việc, ảnh hưởng đến người lao động trẻ, kìm hãm khả năng sáng tạo hoặc làm xói mòn văn hóa doanh nghiệp.

Trong khi đó, một số nghiên cứu khác lại cho thấy làm việc từ xa giúp mọi người làm được thêm việc khi tiết kiệm thời gian đi lại, giữ chân các nhân viên muốn có thời gian linh hoạt để chăm sóc con cái hoặc người thân lớn tuổi, đồng thời dễ dàng đa dạng hóa lực lượng lao động hơn do không gặp rào cản địa lý. “Các nghiên cứu cho ra những kết quả trái ngược nhau,” Elliott cho biết.

Điều chúng ta có thể nhận thấy rõ ràng là mô hình làm việc hybrid – kết hợp giữa làm việc tại văn phòng với làm việc từ xa sẽ trở thành hình thức vẹn toàn nhất, cho cả những nhân sự chưa có kinh nghiệm dễ gặp khó khăn khi việc làm tại nhà lẫn các nhân viên không muốn làm việc toàn thời gian tại văn phòng.

“Hiện thực thường phức tạp và phụ thuộc vào tình huống hoặc bối cảnh nhất định. Tôi thấy thật khó khăn và thất vọng khi những nhà lãnh đạo đưa ra tuyên bố mà không suy xét đến tình hình đã thay đổi. Tôi cho rằng các nhân viên cũng cảm thấy tương tự,” Ethan Bernstein, giáo sư tại trường kinh doanh Harvard, cho biết.

Năng suất làm việc

Vào năm 2020, thời điểm dịch COVID-19 bắt đầu bùng phát, các CEO dường như hoàn toàn ngạc nhiên về hiệu quả mà nhân viên đạt được khi làm việc tại nhà. Tuy vậy, sau ba năm, một vài CEO bắt đầu đưa ra cảnh báo, cho rằng năng suất làm việc giảm xuống.

Ví dụ, Mark Zuckerberg trong năm 2020 từng nhận xét làm việc từ xa giúp anh “có thêm không gian để tư duy, cảm thấy hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn.” Đến năm 2023, dựa trên những phân tích nội bộ trên dữ liệu về hiệu quả công việc, CEO của Meta lại cho rằng các kỹ sư phần mềm hoàn thành công việc tốt hơn khi làm việc trực tiếp tại văn phòng.

Vậy câu trả lời ở đây là gì? Các cuộc nghiên cứu dường như không khách quan, vì có thể chúng được cố ý điều chỉnh để hướng đến một trong hai kết quả. Gần đây, dữ liệu báo cáo của Nicholas Bloom, nhà kinh tế học tại đại học Stanford, đánh giá các nghiên cứu về chủ đề này, đã gây xôn xao khi chỉ ra năng suất của nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn sẽ giảm khoảng 10%.

Tuy nhiên, nghiên cứu của Bloom cũng cho thấy làm việc hybrid – là trường hợp làm việc hybrid được sắp xếp tốt và hiện bị phớt lờ trong các nghiên cứu này – tạo ra tác động tích cực, nhưng tương đối nhỏ.

Nhưng trước khi các CEO vội vàng viện dẫn nghiên cứu của Nicholas Bloom để yêu cầu nhân viên trở lại văn phòng, chúng ta phải hiểu những số liệu này có rất nhiều điều cần cân nhắc. Những nghiên cứu này thường tập trung vào nhóm lao động có thu nhập thấp hơn với những công việc lặp đi lặp lại có thể thống kê được, như nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại hay nhân viên nhập liệu tại Ấn Độ.

Theo Nicholas Bloom, các dữ liệu này có thể không khái quát lực lượng lao động nói chung. Ông lưu ý thêm, các nghiên cứu này cũng bao hàm nhiều loại phong cách quản lý khác nhau. Một vài nghiên cứu về nhân viên được thực hiện trong năm 2020, khi trẻ em học trực tuyến hay vaccine chưa phổ biến rộng rãi, Elliott cho biết.

Bloom chỉ ra rằng các công ty làm việc từ xa hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí về bất động sản, bên cạnh những lợi thế khác như tỉ lệ biến động nhân sự thấp và tiếp cận nguồn nhân lực trên toàn thế giới. Điều này sẽ bù lại sự sụt giảm về hiệu quả công việc.

“Giống như tôi nói sẽ không bao giờ mua một chiếc Toyota vì Ferrari chạy nhanh hơn. Đúng là như vậy, nhưng giá của chiếc Toyota chỉ bằng 1/3 Ferrari. Ngay cả khi năng suất thấp hơn 10% so với tại văn phòng, làm việc từ xa vẫn có thể là mô hình rất hiệu quả về chi phí,” Bloom cho biết.   

Nhưng dành một chút thời gian tới văn phòng làm việc có thể mang lại kết quả khác biệt. Ví dụ, nghiên cứu ban đầu của Bloom cho thấy nhóm nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại chỉ có mặt tại văn phòng một ngày trong tuần ghi nhận năng suất làm việc tăng 13%.

Nghiên cứu khác từ giáo sư Raj Choudhury tại trường kinh doanh Harvard cũng ghi nhận năng suất tăng lên khi nhân viên cơ quan chính phủ thực hiện công việc từ xa và chỉ gặp trực tiếp một vài lần trong năm. Thử nghiệm tại một công ty, với nhân viên được chọn ngẫu nhiên để so sánh giữa làm việc trực tiếp tại văn phòng và từ xa, cho thấy mô hình hybrid không gây ảnh hưởng gì hoặc chỉ mang lại hiệu quả nhiều hơn đôi chút đối với những mảng như năng suất, đánh giá hiệu quả công việc hoặc thăng tiến.

“Chắc chắn là hình thức làm việc linh hoạt sẽ được áp dụng, nhưng mô hình này sẽ đòi hỏi cách quản lý mới như tổ chức các buổi gặp mặt thường xuyên ở địa điểm bên ngoài, hoặc tìm cách sắp xếp lịch trình để mọi người không phải ở một mình trong văn phòng. Làm việc hybrid không phải giải pháp dành cho tất cả,” Choudhury cho biết.

Sáng tạo

Tương tự như năng suất, sáng tạo là một trong những điều gây tranh cãi nhiều nhất giữa những nhà điều hành khi bàn về việc đưa nhân viên trở lại văn phòng. Họ cho rằng những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên với đồng nghiệp ở hành lang hay khu vực ăn uống sẽ giúp nhân viên có cảm hứng sáng tạo.

Trong thông báo hồi tháng 1.2023, CEO Robert Thomson của News Corp. nhấn mạnh “tính chất tình cờ và không thể đoán trước của môi trường văn phòng năng động là yếu tố quan trọng để nảy ra ý tưởng mới.”

Vậy vấn đề ở đây là gì? Các chuyên gia hiện chưa biết rõ liệu việc tương tác ngẫu nhiên tại nơi làm việc, ví dụ gặp nhau lúc cùng đi lấy nước uống, sẽ có tác động như thế nào đến khả năng sáng tạo. Các nghiên cứu ghi nhận, nhân viên thường không giao tiếp với đồng nghiệp ngồi cách xa hơn chín mét, kể cả khi họ có cơ hội để làm điều đó. Thêm vào đó, nghiên cứu chỉ ra rằng dường như nhân viên nảy sinh ra nhiều ý tưởng hơn khi họ không thảo luận nhóm.

Trong khi đó, văn phòng không gian mở, được bố trí nhằm khuyến khích sự tương tác giữa những nhân viên, có thể tạo ra “tác dụng ngược.” Nghiên cứu của Bernstein cho thấy việc thiết kế văn phòng theo không gian mở sẽ giảm 70% lượng tương tác trực tiếp “mặt đối mặt” khi nhân viên dùng tai nghe, hạn chế giao tiếp bằng mắt và chú ý tín hiệu ngôn ngữ cơ thể của đồng nghiệp. “Những quy tắc ứng xử thông thường sẽ nhanh chóng được áp dụng. Ví dụ, nếu bạn làm phiền người khác thì họ sẽ trừng mắt nhìn bạn,” Bernstein cho biết.

Tuy vậy, những nghiên cứu khác lại chỉ ra rằng làm việc trực tiếp tại văn phòng mang lại lợi thế về khả năng sáng tạo. Sử dụng dữ liệu di động ẩn danh từ những công ty khác nhau, các nghiên cứu phát hiện việc gặp mặt trực tiếp giữa nhân viên giúp tăng sự sáng tạo, chẳng hạn như những “hệ sinh thái” sáng tạo kiểu thung lũng Silicon.

Nghiên cứu của Levav – từng dẫn đến phản ứng giận dữ – đã cho thấy đội ngũ nhân sự làm việc từ xa thiết kế sản phẩm mới bằng công cụ có trong phần mềm họp trực tuyến không hiệu quả bằng làm trực tiếp với đồng nghiệp. “Trải nghiệm tương tác thực tế ảnh hưởng đến phong cách sáng tạo của mọi người,” Levav.

Như thế, một lần nữa, làm việc hybrid lại trở thành giải pháp phù hợp. Trong một nghiên cứu khác, Choudhury phát hiện ra đội ngũ nhân sự dành ra từ 25-40% thời gian làm việc trực tiếp cùng nhau cho ra kết quả công việc sáng tạo nhất, tốt hơn so với những nhóm người có ít thời gian làm việc với nhau tại văn phòng.

Nhưng theo Choudhury, việc này không nhất thiết phải diễn ra mỗi tuần. Ông lưu ý nhân viên có thể dành ra vài ngày trong tháng để gặp mặt trực tiếp và đánh giá tiến độ. “Thực tế là hiện giờ đại đa số mọi người từ nhiều nơi khác nhau tại một quốc gia hoặc trên toàn thế giới đang làm việc cùng nhau. Bạn không thể tập hợp mọi người lại cùng một chỗ,” Choudhury cho biết.

Hỗ trợ, hướng dẫn

Theo Ken Griffin, nhà sáng lập kiêm CEO của Citadel, một trong những mối quan tâm phổ biến nhất về làm việc từ xa, và cũng là lý do để trở lại văn phòng, nằm ở tác động đối với nhân viên mới hoặc nhân sự trẻ. “Tôi lo ngại rằng việc những thành viên trẻ tuổi nhất thiếu đi cơ hội phát triển sự nghiệp trong giai đoạn đầu sẽ ảnh hưởng đến lực lượng lao động của chúng tôi trong nhiều thập niên tới,” Ken Griffin cho biết vào năm 2021.

Đây là điều nhận được sự quan tâm rộng rãi. Trong một nghiên cứu về môi trường làm việc hậu đại dịch COVID-19, Emma Harrington – phó giáo sư tại đại học Virginia, ghi nhận các kỹ sư phần mềm làm việc trong cùng một tòa nhà với đồng nghiệp nhận phản hồi về mã lập trình nhiều hơn 22% so với nhóm người ngồi khác tòa nhà.

Khi dịch bùng phát và văn phòng phải đóng cửa, số lượng phản hồi mà hai nhóm nhân viên nhận được gần như bằng nhau. “Dường như những nhân viên trẻ cảm thấy thoải mái yêu cầu phản hồi và xin lời khuyên hơn khi họ gặp trực tiếp đồng nghiệp,” Harrington cho biết.

Nhưng đồng thời, cũng vẫn còn có “thiên kiến về sự gần gũi,” ám chỉ việc những người đi làm ở văn phòng sẽ được ưu ái hơn. Ví dụ, khảo sát của hiệp hội Quản trị Nhân sự (HRM) vào năm 2021 ghi nhận 42% trong tổng số 800 người tham gia đã trả lời rằng đôi khi họ không nhớ đến những người làm việc từ xa khi phân việc.

Kimberly Elsbach, giáo sư tại đại học bang California (UC Davis), đã nghiên cứu về “sự thiên vị đối với gặp mặt trực tiếp,” ở đây còn có thể hiểu là lợi thế về con đường sự nghiệp của những người làm việc tại văn phòng. Trong nghiên cứu công bố năm 2010, Elsbach nhận ra rằng nhân viên có mặt tại văn phòng được đánh giá là người đáng tin cậy, bất kể chất lượng công việc như thế nào.

Ngoài ra, nếu họ ở lại làm thêm giờ, thể hiện tâm huyết và tận tụy hơn, những điều đó sẽ có lợi cho họ trên con đường thăng tiến. “Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy, nếu đánh giá hiệu quả công việc không dựa trên yếu tố khách quan thì những người làm việc từ xa sẽ gặp bất lợi vì những quan điểm như vậy,” Elsbach cho biết.

Tuy nhiên, Elliott lưu ý rằng mặc dù tác động của làm việc từ xa đối với nhân viên mới là mối lo ngại thực sự, nhưng những nghiên cứu như của Harrington cho thấy các nhóm làm việc phân tán – các nhân viên làm việc ở những tòa nhà khác nhau – cũng có thể chịu ảnh hưởng tương tự.

“Vấn đề không phải chỉ đơn giản là đào tạo nhân viên từ xa sẽ khó khăn hơn, mà là vì ngay từ ban đầu, chúng ta đã không có chương trình đào tạo phù hợp và hiệu quả, nhất là với những người lao động trẻ,” Elliott cho biết.

Elliott cho rằng việc gặp trực tiếp “giúp mọi người dễ dàng hình thành thói quen giúp đỡ nhau hơn.” Điều mà hầu hết các nơi làm việc cần chú ý là tìm ra cách gắn kết mọi người, kể cả khi đó chỉ là buổi tập huấn hay gặp mặt ngoài giờ làm. “Nếu bạn tiếp cận một cách chủ động và có hệ thống, bạn sẽ nhận lại kết quả tốt,” ông nhận định.

Văn hóa

Lo ngại về những tác động của làm việc từ xa đến văn hóa doanh nghiệp, trong khoảng thời gian đầu dịch bệnh bùng phát, các nhà lãnh đạo đã tổ chức những hoạt động trực tuyến như giờ làm việc hạnh phúc hay trò chơi sử dụng kính thực tế ảo (VR).

Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại thấy điều này dẫn đến tình trạng dành nhiều thời gian cho công cụ hội họp trực tuyến. “Việc chúng tôi xây dựng cách trao đổi thông tin và kỹ năng giao tiếp trên nền tảng số đã làm mất đi sự kết nối thực sự giữa các nhân sự tại trụ sở của Starbucks,” Howard Schultz, khi ấy là CEO của Starbucks, cho biết.

Văn hóa doanh nghiệp là một khái niệm khó định nghĩa. Về cơ bản, đó là những chuẩn mực hoặc giá trị của một công ty. Nhưng với nhiều nhân viên, văn hóa doanh nghiệp đồng nghĩa với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, hoặc liên quan đến lối ứng xử độc hại của nhà lãnh đạo hay chuyện họ có bao nhiêu đặc quyền. Không dễ để đánh giá những yếu tố này.

Một cách để hiểu văn hóa doanh nghiệp là nhìn nhận sự kết nối giữa những nhân viên với nhau. Nhưng các nghiên cứu rất đa dạng và không đồng nhất. Khi nghiên cứu về thói quen thực hiện công việc của khoảng 60 ngàn nhân viên trước và sau khi áp dụng hình thức làm việc tại nhà bằng cách so sánh các hình thức giao tiếp trực tuyến như email, video hội thoại, lịch, Microsoft ghi nhận thời gian các phòng ban cộng tác với nhau giảm khoảng 25%.

Trong khi đó, các nhà nghiên cứu của viện Công nghệ Massachusetts (MIT) đã phân tích lưu lượng truy cập vào email trong trường và nhận thấy sự giao tiếp giữa những đơn vị nghiên cứu giảm xuống khi chuyển sang làm từ xa, dẫn đến “mối liên kết yếu hơn.” Điều này đã được cải thiện khi MIT áp dụng hình thức làm việc hybrid.

Mặc cho lo ngại, nhiều người và một vài công ty vẫn áp dụng hình thức làm việc từ xa đều cho rằng việc này mang lại lợi ích hoặc không ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp. Trong khảo sát hằng quý của Slack thực hiện với hơn 10 ngàn lao động trí óc hồi đầu năm 2023, tỉ lệ người làm việc từ xa hoặc hybrid đánh giá rằng văn hóa công ty đã cải thiện trong hơn hai năm qua nhiều hơn 57% so với tỉ lệ từ nhân sự làm tại văn phòng hoàn toàn.

Tháng 2.2023, Yelp, nền tảng đánh giá đã đóng cửa toàn bộ văn phòng ngoại trừ cơ sở tại Mỹ, công bố dữ liệu cho thấy không có sự thay đổi đáng kể nào về tỉ lệ nhân viên mới cảm thấy kết nối với đồng nghiệp trong khoảng thời gian từ năm 2019 (95%) đến năm 2022 (94%).

Công ty phần mềm Atlassian, nơi không bắt buộc nhân sự phải có mặt tại văn phòng và có 40% nhân viên ở cách chỗ làm hai giờ đồng hồ di chuyển, đã phân tích xem những người làm việc từ xa cần gặp nhau với tần suất như thế nào để cảm thấy kết nối nhiều hơn. Atlassian kết luận: khảo sát nội bộ cho thấy nhân viên làm việc trực tiếp cùng nhau tăng 27% mức độ kết nối với đồng nghiệp và công ty.

Theo khảo sát, nhân viên gặp nhau trực tiếp ba lần trong năm là tần suất tốt nhất để duy trì sự kết nối. Tuy nhiên, các khảo sát nội bộ cũng cho thấy, những nhân viên luôn tới văn phòng làm việc thường không cảm thấy gắn kết nhiều hơn với đồng nghiệp.

Annie Dean, người có chức danh “phụ trách nhân sự ở bất kỳ nơi nào – Global Head of Team Anywhere” của Atlassian cho rằng: “Dẫu lý do là gì thì sự thật là chúng ta vẫn đang cố xoáy sâu vào tầm quan trọng của nơi làm việc, trong khi cách thực hiện công việc mới là vấn đề cần phải được tập trung cải thiện.”